年会侧写:财务管理内部统制指导方针

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财务管理内部统制指南在2017年7月27日呈给执行部讨论并获得认可。这指南应该被视为我们尝试确保在财务管理上的透明与问责,而不是当作针对任何人或肢体的不信任或疑惑的举动。“所求于管家的时,是要他有忠心”(林前4:2)
一.进款管制
A.财务文件管制
1. 所有财务文件包括收据、发单、支票必须印有 顺序的编号(长期方案——年议会应该考虑在所有的财务文件上,印上年议会标志与安全特征)。
2. 所有收到与发出的财务文件应该记录在登记簿上。
3. 只有由授权的员工才可以保存财务文件。同时间内只可以保存一本,其余未动用的财务文件须要由另外负责登记簿的员工所保管。
4. 财务文件登记簿必须每星期由另外的员工检查。
5. 财务文件必须好好保存与上锁。
6. 财务文件必须按照编号顺序的发出并且要有签名与盖印。
7. 收据的撤销只可以由发出者以外的授权者撤销。
8. 撤销的收据必须保存并记录在收据登记簿。
9. 支票簿必须每天由一位主管验证。
10.支票簿里的申请新支票簿的表格必须取出并由 主管存放。
11.任何财务文件遗失时必须向主管报告。主管必 须在24小时内安排报警,并在报章上告示遗失 与撤销。
B.收入的管理
1. 只有授权的员工才可以接收现金与支票。
2. 收据必须在收到现金或支票的当下时刻就发出透过邮寄收到的支票必须在当天就发出收据(包括在办公室以外或探访时收到的奉献和捐款)。
3. 每个收钱的柜台或办公室必须要有告示提醒顾 客索取收据。
4. 所有透过邮寄所收到的支票必须记录在邮寄支票登记簿。
5. 所有现金收入必须每天与收据核对。
6. 要有收银员以外的员工每月核对收据簿、账簿 与银行结单。
7. 如果当天不能到银行存款,所有的现金与支票 必须存在安全地方(保险柜或上锁的箱子抽屉)。
8. 只有授权者才可以在保险柜或上锁的箱子抽屉 存取。
9. 保险柜的组数密码必须每年按时更换。
C.收入的银行进款
1. 所有收到的现金与支票必须在当天或最迟在下 一个工作天进款到银行。
2. 存入银行的现款,当天应由另外员工查核银行 收据。

二.付款管制
A.分类账
1. 账目必须处理并更新。
2. 如果账目处理已经电脑化,每天的来往记录也 必须打印出供存底与验证。
3. 所有账目手工或电脑打印都必须由一位主管验 证。
B.账单登记簿
1. 账单登记簿必须记录收到日期、账单号码、供 应商名字与联络、数额等细节。
2. 账单登记簿必须由一位主管检查、验证与签署。
3. 所有收到的账单必须盖上收到日期并记录在账 单登记簿。
C.付款
1. 所有的账单必须在14工作天内还清。
2. 批准付款的员工必须不同于签署支票的人。
D.收支核对
1. 主管必须每星期检查收据、现金簿与其他文件 并签署。
E.零钱
1. 必须规定现金在手的顶限数目。
2. 必须有一份零钱登记簿。
3. 所有零钱出入必须当天就记录。
4. 申请零钱时必须附上记录与相关文件以供验证。
5. 现金在手必须与登记簿里应有的余款相等。
F.预支
1. 任何小数额事工费最好是先自付后按照所订程 序索回。
2. 如果须要预支,应该要求实际的数额并在事工 完成后五天内将余款和相关文件交回。

三.奉献和收入的内部管制
A.收入的监管
1. 收奉献的招待员如果需要经过楼梯间或离开他 人视线的角落,就应该有至少两个人同行。负 责这种情况的招待员应该要时常换。
2. 奉献金的核算应该在崇拜后立刻进行。
3. 核算奉献金时一定要超过一个核算员;家属或 亲戚不可同时间担任核算员。
4. 所有收到的奉献金一定要在当天或最迟在下个 工作天中午前存入银行。如果许可,负责将奉 献金存入银行者不是有关的核算员。
5. 保管:如果奉献金无法在当天就存入银行,所 有收到的现金和支票须要放在安全的地方(保 险柜,上锁的箱子或抽屉)。
6 . 只有被授权者才可以从钱柜存取。
7 . 最好能够预备电子自动算钱机。
B.职责分离
1. 核算奉献金与记录现金簿不可是同一个人。
C.记录与核对
1. 所有现金与支票的出入必须记录。
2. 必须授权一人每星期检查确保所有收入都有记 录,并在验证后在记录上签署。
3. 现金与支票的出入记录必须每个星期与银行进 账单核对。
4. 银行进账单/现金与支票出入记录必须定期的 与银行结单核对。

四.额外措施
A.办公室主管或被授权者的临时检查。
1. 办公室主管或被授权者必须每六个月内针对账 目文件如:银行结单、现金簿、收据簿、发票、
银行进账单、支票簿、铁柜、零用金等,进行 临时检查。
2. 要预备一份临时检查的清单。
3. 所有临时检查的结果必须记录在一本临时检查 记录簿。若有在财务管理的程序与监控上的不 妥,必须立刻采取行动。
B.内部审计单位
1. 应该成立一个内部审计单位并直接向会长报 告。
2. 内部审计可以是定时审计或是会长指示下所启 动的内部审计。
C.定期存款登记簿
1. 所有的定期存款都要记录在一个登记簿并记载 存款细节如:银行、存款期限及利息。
2. 定期存款的正本必须安全保存。若须动用到正 本,必须得到最高主管的批准。
D.对员工的生活方式和行为改变的察觉
1. 主管应该察觉属下任何行为上的改变、生活方 式以及财务状况。如有任何可疑状况应该立刻 知会上层。

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